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項目設計實施:向小組成員介紹情況和確定行動學習項目

2016-7-5 07:36| 發布者: admin| 查看: 268| 評論: 0

摘要: 在第一次行動學習會議之前或期間,在小組開始解決問題之前,需要處理一系列后勤和澄清的任務。這些任務包括以下內容: 安排和(或)確認會議的日期、時間、頻率及地點 小組成員要參與小組的每一次會議,這一點很重 ...

在第一次行動學習會議之前或期間,在小組開始解決問題之前,需要處理一系列后勤和澄清的任務。這些任務包括以下內容:


安排和(或)確認會議的日期、時間、頻率及地點


小組成員要參與小組的每一次會議,這一點很重要。如果一位成員的日程安排與第一次會議有沖突,其余小組成員要考慮如何幫助這位成員重新安排日程或者優先級事項,或者重新安排時間表,當有人不能參加時,會議就不要舉行。相比于某人不能參加會議來說,寧愿減少會面的頻率。記住,行動學習小組在其“團隊精神”和團隊精神所累積的效力方面是獨特的,因此,小組所花費的時間的質量比數量更為重要。


小組需要再次確認,他們是否要全職、兼職會面,或者只是會面一次,這個決定可能會在第一次會議之前由高層管理人員做出。


全職參加會議。當組織必須快速做出決定或立即提出解決問題或危機的策略時,就需要全職參加會議。全職行動學習小組的好處是,成員不太可能被其他的工作所打擾。小組成員不會在研討期間被拉出小組,能夠將其精力和努力集中在解決問題或提出策略之上,這一點很重要。


許多問題允許讓行動學習小組在一個較長的時間段內以兼職的方式來解決。兼職方式有很多好處,它允許成員完成他們的常規工作;因此,組織并不需要在他不在工作崗位上時安排其他的資源。(盡管行動學習會議確實可能會在工作時間之外開展,但這會表明組織對于行動學習的承諾不夠。)


兼職參加會議。兼職方式也會讓成員在會議之間有時間和機會來收集信息和(或)應用所提出的策略。此外,個人和組織自身也可以更容易地看到領導者、團隊成員和專業人士的成長。


越來越多的組織正在開展全職方式的行動學習項目,特別是作為領導力開發的一部分之時。像波音公司、聯合利華、杜邦公司、百特高等公司,把高潛力領導人安排在一至三個月的行動學習課題之中,以解決公司的重大挑戰以及開發關鍵的領導能力。一些組織,如GE,開展為期一至兩天的工作日或周末行動學習項目。其他組織則傾向于持續一至兩個月的課題。當然,會議時間表一方面根據組織的問題來確定,一方面也要考慮開發小組成員能力的需求。


一些行動學習小組只開一次會,因為這個問題的時限較緊迫而且問題已經明確界定出來了。考慮到所選擇的小組成員的便利性(距離,其他承諾),只需要開一次研討會議。


組織應注意不要過分限制小組用于解決問題的時間。如果時間太短,可能會使大家對問題的理解不充分——從而導致解決方案也不太好。要想在會議期間以及會議之間獲得系統的觀點、確定最大的杠桿點,就需要一定的時間投入。


開始第一次會議


在第一次會議開始之前,所有小組成員應該了解總體原則,六個組成要素和兩個基本規則是行動學習實踐的基礎。否則,他們就不明白為什么要專注于提問和傾聽,或者行動學習教練為什么要這樣做,有什么權威。沒有得到正確引導的成員可能很快就會變得沮喪起來。他們可能會覺得小組在澄清問題上花得時間太多了,沒有迅速提出解決方案。


另外,永遠不要假設小組成員了解和(或)記住了行動學習的原則和規則。即使每個人都出席了導入性工作坊(步驟3),他們能記得的東西可能也會完全不同,或者已經忘記了一些關鍵的要素。因此,小組里的某個人,通常是行動學習教練,應該在初次會議的一開始花幾分鐘的時間來明確行動學習的要素,并確定是否有一些疑問或困惑。


行動學習的保密性


在行動學習工作過程中,所有小組成員必須相信他們對于組織、客戶、員工和彼此的評論不會泄露出去。如果對于小組的保密性沒有信心,問題描述者和小組成員可能不愿意分享他們所擁有的關鍵信息,在回答問題時也可能不會誠實和坦率。因此,問題解決的質量和小組的發展會受到嚴重的阻礙。如果組織為所有的行動學習項目都建立了這樣的規范,保密性的問題就可以在全公司范圍內解決掉了,即,在行動學習會議中所共享的任何信息都被視為是機密的,只能經過所有小組成員的同意,才可以在組外進行分享。


行動學習小組導入和準備的清單


● 小組成員在行動學習原則方面得到明確的指導了嗎?

● 他們知道行動學習與任務小組和其他問題解決小組的區別嗎?

● 行動學習教練的角色明確且得到認同了嗎?

● 是否有特定的組織或個人學習目標?

● 是否有大家認可的與保密相關的基本規則,是否有得到認可的開始和停止時間,是否獲得了支持,是否要在會議之間采取行動?

● 小組成員一致認同未來的會議日期安排,并承諾定期參加會議嗎?

● 我們是否有必要的外部資源和知識?

● 有對于項目的所有感和責任感嗎?

● 會議結束階段留出足夠的時間用于反思、學習和應用了嗎?

● 成員對解決問題有興趣并致力于解決問題嗎?

● 成員相互之間傾聽、尊重和相互學習嗎?

● 有足夠的時間用于學習嗎?

● 每個人都承諾出席所有的會議嗎?

● 在問題解決/制訂計劃與反思/學習之間是否平衡?

● 參與者正在練習新的行為(例如,對模糊性的容忍、對決定的不斷反思和努力從新的視角看問題、承擔風險、挑戰他人、尋找信息而不是接收信息、反思)嗎?

● 我們是如何處理沖突、個人占據主導地位、成員缺席及不愿意分享信息(如果這些情形發生的話)這些情形的?


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